Cómo importar archivos a Smartsheet

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Por James T. Cains

Supongamos que ha utilizado otras herramientas de hoja de cálculo o de gestión de proyectos pero desea cambiar a Smartsheet. Smartsheet hace que sea bastante fácil crear nuevas hojas importando los archivos antiguos de Microsoft Excel, Project y Google Sheets. Aquí está el cómo:

  1. Inicie sesión en Smartsheet y haga clic en la pestaña + Crear nuevo.
  2. Haga clic en el botón Importar y elija de la lista de opciones: Importar archivo Excel….: Puede importar archivos de Excel con extensiones.xls,.xlsx o.csv. La mayoría de los formatos de Excel pueden ser importados, pero hay algunas limitaciones. La línea de cabecera de la columna debe ser la primera línea del documento, por lo tanto, elimine cualquier línea extraña en la parte superior de la hoja de cálculo. Además, las celdas combinadas no importan correctamente. Pero quizás la limitación más importante es que sólo se importará la primera hoja de cálculo de una hoja de cálculo de Excel. Por lo tanto, si tiene una hoja de cálculo de Excel con muchas fichas de hoja de cálculo diferentes, puede que no valga la pena el esfuerzo….: El archivo de Microsoft Project que importe debe tener una extensión.mpp,.xml o.mspdi. De lo contrario, el archivo de MS Project debería importarse con todos los formatos, tareas y datos conservados: Se le pedirá que acceda a su cuenta de Google y permita que Smartsheet acceda a la cuenta. A continuación, puede importar cualquiera de las hojas de Google que tenga en la unidad de Google. Sólo tienes que hacer esto una vez.
  3. Si importa desde Excel o Project, haga clic en Seleccionar para navegar hasta el archivo del equipo que desea importar y, a continuación, haga clic en Continuar. Un archivo de proyecto importa sin tener que pasar por el cuadro de diálogo Configuración de importación. Si importa desde Excel, vaya al paso 5.
  4. Si importa desde Google Sheets, después de acceder a su cuenta de Google Drive, seleccione una de las hojas de Google y haga clic en Seleccionar.
  5. Si importa desde Excel o Google Sheets, verá el cuadro de diálogo Importar configuración en la Figura 1. Smartsheet es bastante bueno para reconocer lo que hay en tu hoja de cálculo, pero revisa estos elementos cuidadosamente. Haga clic en Importar cuando haya terminado: Smartsheet crea la nueva hoja con el mismo nombre. Cambie el nombre si desea que la hoja importada tenga un nombre diferente: Las cabeceras de columna deben estar en la primera fila. Si no es así, elija una fila diferente: Columna primaria: Asegúrese de que se especifique la columna correcta como columna primaria. También puede editar las cabeceras e incluir las fórmulas en la importación: Esto está marcado por defecto, pero asegúrese de que esté marcado si tiene fórmulas en su hoja de cálculo.

La hoja de cálculo importada aparece como una nueva hoja en Smartsheet. Ahora puede editar la hoja según sea necesario.

Importar hojas de cálculo con fórmulas puede ser complicado. Smartsheet dice que soporta la mayoría de las fórmulas, pero es posible que tenga una fórmula que no importe. En este caso, aparece un error que indica que la hoja de cálculo es “incomparable”. Puede ver la lista de fórmulas que Smartsheet soporta aquí.

Figura 1: Configuración de importación para hojas de cálculo de Excel y Google.

Fuente: smartsheet.com

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