Cómo usar dependencias y predecesores en Smartsheet

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Por James T. Cains

Al gestionar un proyecto en Smartsheet, desea utilizar una hoja de proyecto para gestionar la programación y las tareas del proyecto. En la mayoría de los proyectos, algunas tareas no se pueden hacer hasta que otras estén terminadas. Éstas se denominan dependencias, y las tareas que deben finalizarse antes de que se puedan iniciar otras se denominan predecesoras. El uso de dependencias y predecesores facilita la gestión del tiempo total de su proyecto, ya que Smartsheet puede calcular automáticamente las fechas de inicio y fin de las tareas dependientes en función de las fechas y duraciones de sus predecesores.

Para utilizar relaciones y predecesores, primero debe activar las relaciones para la hoja. Aquí está el cómo:

  1. Inicie sesión en Smartsheet y vea la hoja de proyecto que desea modificar. Si está comenzando uno nuevo, puede crear una nueva hoja de proyecto a partir de una plantilla.
  2. Haga clic en la flecha desplegable situada debajo de la columna Predecesores y seleccione Tratar parametrizaciones de relación.
  3. En el cuadro de diálogo Editar configuración de Gantt (véase la Figura 1), en Dependencias, marque el cuadro de diálogo Dependencias habilitadas. Figura 1: Habilitar dependencias en la hoja de proyecto.

Fuente: smartsheet.com

  1. Las columnas Predecesores y Duración deben estar por defecto en las columnas correctas. Si no es así, asegúrese de seleccionar las columnas Predecesores y Duración correspondientes.
  2. La mayoría de los otros valores predeterminados para la visualización del intervalo de fechas, las opciones y los días laborables deberían estar bien, por lo que debe dejarlos como están.
  3. Si tiene algunos días no laborables (como días festivos o vacaciones) que necesita agregar, haga clic en el botón Editar en Días laborables. Escriba o utilice el calendario para agregar los días no laborables adicionales y haga clic en Aceptar.
  4. Haga clic en Aceptar.

Ahora, al asignar una tarea como predecesor a otra, las fechas de inicio y fin de la tarea dependiente se calculan automáticamente en función de la duración establecida para el predecesor. He aquí cómo hacerlo usted mismo (vea la Figura 2 como referencia):

  1. En su hoja de proyecto, escriba dos tareas separadas.
  2. Para la primera tarea, haga clic en la celda Fecha de inicio y elija una fecha de inicio del calendario.
  3. Haga clic en la celda Fecha de finalización y seleccione una fecha de finalización para la tarea. La duración se completa automáticamente.
  4. Para la segunda tarea, haga clic en la celda Predecesores y escriba el número de fila de la primera tarea. En la Figura 2, el número de fila es 1. Verá que las fechas de inicio y fin se rellenan automáticamente, comenzando después de la fecha de fin de la primera tarea.
  5. Cambie la duración de la segunda tarea, si va a durar más de un día. La fecha de fin de la segunda tarea se actualiza automáticamente en función de la nueva duración.

Y eso es todo! Puede seguir añadiendo tareas y especificando predecesores y duraciones según sea necesario.

Asegúrese de que un predecesor es realmente un predecesor, es decir, que la tarea realmente necesita ser completada antes de la siguiente. Si no lo hace, entonces no asigne un predecesor, porque no podrá modificar las fechas de inicio y fin de la tarea si lo hace.

Figura 2: Configuración de un predecesor para una tarea dependiente.

Fuente: smartsheet.com

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